6/11/13

10 claves para escribir un correo electrónico

10 claves para escribir un correo electrónico




Por: Lic. Luis Oswaldo Bernal Correa
Especialista en TIC aplicadas a la educación

Escribir es muy distinto a teclear unas letras en el computador, la tablet o el celular. Y aunque escribir una carta de nuestro puño y letra es algo que hoy pocos hacemos, lo cierto es que diariamente en nuestro trabajo y nuestra vida enviamos decenas de correos electrónicos a amigos, familiares, compañeros de trabajo, clientes etc. Por esta razón debemos preguntarnos ¿sabemos escribir un correo electrónico?  Si quieres conocer las pautas para escribir bien una comunicación  a través de internet (un correo electrónico, una pregunta en un foro, la entrega de una tarea en un aula virtual, etc.) entonces lo que sigue te interesará:

1.    ¡Saludar, no cuesta nada!: Si usted es de los que escribe un correo electrónico sin un saludo inicial, debe saber que ya empezamos mal. A veces por creerlo innecesario, por la “confianza”, por el “afán” o porque “eso es para ¡ya!” la gente escribe mensajes o solicitudes sin las mínimas normas de cortesía. Saludar no cuesta nada, pero no hacerlo puede costar mucho y afectar su trabajo. Así mismo, sin importar el cargo, las funciones o la premura del tiempo: agradezca, pida el favor y al finalizar despídase. Recuerde que nos comunicamos con personas, no con cargos, ni con máquinas.

2.    ¡Pensar antes de escribir!: Es increíble la frecuencia con la que se leen correos electrónicos que están mal escritos y al finalizar no se sabe qué es lo que se buscaba con el mensaje. Para evitar eso, tómese el tiempo de pensar y estructurar las ideas antes de escribirlas (¿Para qué escribo este correo?, ¿qué necesito/solicito? ¿Para cuándo/Cómo?).  Es mejor no ser tacaño con el tiempo y escribir un buen mensaje, porque después de enviado no hay excusa que valga: ni el afán, ni “es que fue desde el celular”, ni “es que estaba en una reunión”. La tecnología nos puede comunicar rápidamente, pero también nos puede comunicar mal rápidamente.

3.    ¡A suponer a otra parte!: ¡Pero es que no entienden, no leen… mire, ahí está escrito…! ¡clarito! Y resulta que lo “clarito” puede no estar tan clarito. A veces se cree haber escrito un mensaje perfecto, y cuando se recibe una respuesta equivocada no se entiende qué pasó. Por esa razón cuando escriba un correo electrónico NUNCA suponga nada, y suministre TODA la información para que el lector no tenga que imaginarse cosas, situaciones, recordar conversaciones o remitirse a correos previos que sólo usted recuerda con exactitud. Todo lo que usted escriba y que sea pertinente para el correo debe escribirlo, pues aunque un correo no es un “tratado extenso” tampoco es un telegrama, ni un “tweet” o trino. Utilice las palabras exactas y las descripciones más precisas porque eso le evitará tener que escribir nuevamente 2 y hasta más correos aclaratorios.

4.    Ce Akuerdha di lA ortugrajia?: Hoy lamentablemente es común escribir mal y con errores intencionales. Ahora se omiten palabras, se quitan tildes, se eliminan letras, se usan extranjerismos y todo tan irresponsablemente que se debe distinguir entre escribir y teclear letras como parece que ocurre actualmente. Sólo basta mencionar los siguientes ejemplos para tenerlos en cuenta en nuestra forma de comunicarnos: a) NO ESCRIBA EN MAYÚSCULAS, es un error en el uso del lenguaje, en mensajes electrónicos puede interpretarse como un insulto y además dificulta la lectura de los mensajes. b) Las letras solas no significan nada: No use “q” (que), ni “k”(que), ni “Bn”(Bien), ni “d”(de), ni “T”(te), ni “Slds”, ni “O.k.”, ni cosas o “abreviaciones” parecidas. c) Use los signos de interrogación y admiración completos (¿?/ ¡!), si los usa sólo al final más le vale que el mensaje esté escrito en inglés. Cualquier persona puede tener errores de ortografía, pero mantenerlos voluntariamente evidencia lo poco que nos interesa comunicarnos asertivamente.

5.    ¡Responda!: Lo peor de las comunicaciones por correo electrónico es la incertidumbre de si el mensaje fue recibido o no, y de si fue leído o no, y de si fue comprendido o no. Ante esta situación siempre que reciba un mensaje respóndalo, y si sabe que demorará en responderlo, envíe una respuesta corta que confirme que lo recibió y avisando cuándo dará respuesta al mensaje.  Recuerde no responder mensajes de cuentas generales o masivas, hay consultas o comentarios que deben mantenerse en privado y que se manejan mejor por otro canal de comunicación.



6.  ¿Quién es usted?: Siempre firme sus correos electrónicos e incluya la información necesaria para que el lector sepa quién es usted (por lo menos en el contexto laboral) y dónde y cómo lo puede contactar. Por favor, no firme con sus iniciales evite, por ejemplo: Atte.: L.O.B. Porque no todos saben interpretar estas claves secretas.

7.   ¿De qué se trata esto?: Escribir un “asunto” preciso de acuerdo al contenido del mensaje. Por ejemplo: “Factura 001 Compra Insumos Construcción” y NO, “Factura compra”. No olvide numeras los correos si son consecutivos y sobre una misma entrega: “ 1 de 2: Entrega fotografías Empresa”.

8.    ¡A Revisar!: Siempre lea todo el mensaje antes de enviarlo, y si quiere asegurarse de no cometer errores, pídale a alguien que lo revise por usted.

9.    ¡Esto no es un chat!: Si un correo electrónico está bien escrito, las interacciones sobre el mismo (Respuestas RE:) serán mínimas, no más de 5. Pero si se debe aclarar una y otra vez algún aspecto del mensaje, es preciso recurrir a otra estrategia de comunicación como una llamada, una video-llamada o una reunión.

10.  No reenvíe todo: No reenvíe si no es necesario. Suele ocurrir que para informar de un tema a alguien se reenvía una conversación que se ha sostenido con otra persona. No hay nada más aburrido que tener que entender el tono, el contexto y el objetivo de una conversación virtual en la que no se ha participado. Es mejor tomarse el tiempo de redactar un resumen e incluir los elementos claves a ser considerados.  Evite el spam y el correo basura, utilice la copia oculta (CCO) para reenviar correo a varios usuarios sin que se vean las direcciones de las otras personas a quienes se les envió el mensaje.


Referencias: 
Las imágenes utilizadas para acompañas este post han sido tomadas de las siguientes páginas: 
Imagen mujer sillón rojo: http://www.devservice.es/blog/paginas-para-obtener-musica-gratis/
Imagen mujer sonriendo: http://www.photl.com/346161.html

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